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Capitolo 541.   Stampa in serie o «stampa unione»

Per stampa in serie si intende l'associazione di un elenco di dati a un documento contenente delle variabili, in modo da produrre la riproduzione dello stesso documento per ogni voce dell'elenco, dove le variabili vengono sostituite con i campi corrispondenti dell'elenco. Il concetto è quello che si può vedere nell'esempio seguente, dove da un elenco di due nominativi e un modello di lettera, si vogliono ottenere due lettere personalizzate:

inviti personalizzati

Generalmente, questi elenchi di dati possono essere redatti in vari modi, soprattutto con l'ausilio di un foglio elettronico o di una base di dati. Nel caso di OpenOffice Writer, si richiede precisamente l'uso di una base di dati secondo il proprio formato, ma in questo capitolo viene mostrato il procedimento per ottenere l'acquisizione di un elenco contenuto in un foglio elettronico, attraverso un esempio completo.

541.1   Preparazione di un elenco di indirizzi

A titolo di esempio, si parte da un file realizzato con OpenOffice Calc (il foglio elettronico di OpenOffice), contenente gli indirizzi, secondo lo schema seguente. Si può osservare che il nome dell'intestazione per la colonna contenente la città è stato scritto senza accento, per evitare complicazioni, ma il contenuto delle righe successive all'intestazione viene scritto regolarmente, usando le lettere accentate dove necessario.

elenco indirizzi

Si suppone di salvare questo file con il nome indirizzi.ods, nella propria directory personale.

541.2   Acquisizione degli indirizzi

Attraverso OpenOffice Writer si acquisisce il file preparato con il foglio elettronico, in modo che diventi parte delle «sorgenti di dati». Questo procedimento implica la conversione automatica del file indirizzi.ods in una base di dati, rappresentata da un file con estensione .odb.

Si procede selezionando dal menù: {Inserisci}, {Comando di campo}, {Altro}. Si ottiene una finestra contenente delle cartelle, dove si deve selezionare la scheda {Database} e nell'elenco del tipo va scelta la voce {Campi per stampa in serie}.

Figura 541.3. OpenOffice Writer: {Inserisci}, {Comando di campo}, {Altro}, {Database}.

inserisci comando di campo, database

Selezionando il pulsante {Sfoglia} si accede a una finestra da cui è possibile selezionare il file contenente gli indirizzi (indirizzi.ods); fatto questo, il file viene trasformato automaticamente in una base di dati (costituita probabilmente dal file indirizzi0.odb) e segnalato, come si vede nella figura successiva.

Figura 541.4. OpenOffice Writer: {Inserisci}, {Comando di campo}, {Altro}, {Database}, dopo la selezione di un file.

inserisci comando di campo, database

A questo punto si può mantenere aperta la finestra contenente l'elenco dei campi per la stampa in serie, mentre si procede a scrivere il testo della lettera.

541.3   Inserimento dei campi

Durante la scrittura della lettera, quando ciò è appropriato, si possono inserire i campi provenienti dall'elenco di indirizzi, mettendo in evidenza il nome del campo nella finestra che li contiene e selezionando il pulsante grafico {Inserisci}.

Figura 541.5. OpenOffice Writer: inserimento dei campi nel testo di una lettera.

inserisci comando di campo, database

Nel testo del documento, i campi variabili appaiono evidenziati e portandovi sopra il puntatore del mouse si vede precisamente la loro origine. Terminata la selezione dei campi, la finestra contenente l'elenco dei campi per la stampa in serie può essere chiusa.

541.4   Visualizzazione dei dati

Una volta terminata la selezione dei campi e chiusa la finestra contenente l'elenco dei campi per la stampa in serie, conviene mettere in evidenza i dati collegati al proprio documento. Per questo si seleziona dal menù la voce {Visualizza}, {Sorgente dati}.

Figura 541.6. OpenOffice Writer: {Visualizza}, {Sorgente dati}.

visualizza, sorgente dati

Avendo verificato che i dati a cui fa riferimento il proprio documento sono quelli corretti, si può passare alla stampa in serie.

541.5   Stampa in serie

Attraverso le figure successive, viene mostrato il procedimento per arrivare alla stampa in serie del documento, in modo da ottenere una copia, adattata, per ogni voce dell'elenco di indirizzi. Si inizia selezionando la voce {Strumenti}, {Stampa guidata in serie}. Se la stampa riguarda il documento attivo e l'elenco di voci associate, nella maggior parte dei casi è sufficiente confermare e passare alle fasi successive.

Figura 541.7. OpenOffice Writer: {Strumenti}, {Stampa guidata in serie}, prima fase.

stampa guidata in serie

Figura 541.8. OpenOffice Writer: {Strumenti}, {Stampa guidata in serie}, seconda fase.

stampa guidata in serie

Figura 541.9. OpenOffice Writer: {Strumenti}, {Stampa guidata in serie}, terza fase.

stampa guidata in serie

Figura 541.10. OpenOffice Writer: {Strumenti}, {Stampa guidata in serie}, quarta fase.

stampa guidata in serie

Non avendo fatto cambiamenti, la quinta fase viene saltata, perché risulta superflua.

Figura 541.11. OpenOffice Writer: {Strumenti}, {Stampa guidata in serie}, sesta fase.

stampa guidata in serie

Nel passaggio dalla sesta alla settima fase, viene prodotto un documento temporaneo, composto dalla ripetizione del documento originale, sostituendo ogni volta i campi variabili con i dati relativi dell'elenco di indirizzi.

Figura 541.12. OpenOffice Writer: {Strumenti}, {Stampa guidata in serie}, settima fase.

stampa guidata in serie

Nell'ultima fase va specificato cosa si vuole fare con il documento composto ottenuto nel passaggio precedente. In questo caso si seleziona la stampa, ma potrebbe anche essere salvato.

Figura 541.13. OpenOffice Writer: {Strumenti}, {Stampa guidata in serie}, ottava fase.

stampa guidata in serie

In ogni caso, dopo la stampa, il documento composto rimane aperto e si può disporre di questo come si vuole.

541.6   Associazione di un elenco alternativo

Il file contenente il documento, contiene delle «variabili» associate a campi di una tabella di una base di dati. Nel caso dell'esempio descritto nelle sezioni precedenti, la variabile del nome dovrebbe risultare associata a indirizzi.Tabella1.nome, mentre quella del cognome a indirizzi.Tabella1.cognome. Quando si riapre un documento con queste variabili, occorre ripristinare il collegamento con i dati a cui si riferiscono, altrimenti la stampa in serie non può avere luogo. D'altra parte, va anche considerata la possibilità di associare a un certo documento un elenco differente di voci, pur mantenendo la corrispondenza nei nomi dei campi.

Dal riquadro che si ottiene con la visualizzazione della sorgente dei dati ({Visualizza}, {Sorgente dati}), dove dovrebbe apparire l'elenco di tali basi di dati, premendo il tasto destro del mouse si ottiene un menù contestuale, dal quale è possibile eliminare o selezionare i file di proprio interesse. Va osservato che questo elenco viene aggiornato automaticamente se si acquisiscono dati attraverso la procedura {Inserisci}, {Comando di campo}, {Altro}, {Database},... A ogni modo, attraverso la voce {Database registrati} del menù contestuale che si vede anche nella figura successiva, conviene fare pulizia delle basi di dati a cui non si è interessati.

Figura 541.14. OpenOffice Writer: {Visualizza}, {Sorgente dati}. Premendo con il tasto destro del mouse si ottiene un menù contestuale per modificare l'elenco delle basi di dati.

basi di dati registrate

Si suppone di acquisire in qualche modo la base di dati indirizzi2, compatibile con il documento realizzato in precedenza, ma con un nome differente.

Figura 541.15. OpenOffice Writer: {Visualizza}, {Sorgente dati}. La base di dati indirizzi2 ha un nome incompatibile con le variabili già inserite nel documento.

basi di dati registrate

Si passa quindi alla modifica del nome, attraverso la voce {Database registrati}, come si vede nella figura successiva. Quando il nome della base di dati che appare nel riquadro della sorgente dati corrisponde a quello annotato nelle variabili del documento, si può procedere come già descritto per la stampa in serie.

Figura 541.16. OpenOffice Writer: modifica del nome della base di dati.

basi di dati registrate


Appunti di informatica libera 2008 --- Copyright © 2000-2008 Daniele Giacomini -- <appunti2 (ad) gmail·com>


Dovrebbe essere possibile fare riferimento a questa pagina anche con il nome stampa_in_serie_o_171_stampa_unione_187.htm

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